Trang nhất » Tin Tức » Tin tức hoạt động

Hiệu quả từ mô hình Văn phòng điện tử Portaloffice trong cải cách hành chính tại Sở tài nguyên và Môi trường Cao Bằng

Thứ ba - 30/07/2013 11:21
Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, công tác quản lý, điều hành truyền thống đã không còn phù hợp, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan Nhà nước đã có tác động tích cực, từng bước làm thay đổi thói quen và lề lối làm việc cũ, chuyển dần sang phong cách làm việc mới, khoa học, hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch.
Giao diện trang chủ Văn phòng điện tử PortalOffice

Giao diện trang chủ Văn phòng điện tử PortalOffice

          Thực hiện chương trình cải cách hành chính giai đoạn 2011 – 2020, nhận thức rõ Văn phòng điện tử là phần mềm hỗ trợ đắc lực cho công tác cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt trước yêu cầu ngày càng cao đối với công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp, Năm 2012 Sở Tài nguyên và Môi trường Cao Bằng đã nghiên cứu lựa chọn giải pháp Văn phòng điện tử Portaloffice do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh là đơn vị đầu mối triển khai tại Cao Bằng.
          Sở Tài nguyên và Môi trường là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh trong công tác quản lý Nhà nước về các lĩnh vực tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh. Hàng năm Sở đã tiếp nhận đồng thời ban hành, tham mưu cho UBND tỉnh ban hành một số lượng lớn văn bản, trong 6 tháng đầu năm 2013 Sở đã tiếp nhận và xử lý 3.159 văn bản đến; ban hành 1.191 văn bản đi để giải quyết các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền.Với số lượng văn bản lớn như trên, việc kiểm tra, cập nhật văn bản đến, trình lãnh đạo phê duyệt và phô tô văn bản gửi đến các phòng ban liên quan xử lý bằng các thao tác thủ công mất rất nhiều thời gian và chi phí cho giấy, mực in, phô tô nhân bản tài liệu.....Tháng 11/2012 mô hình Văn phòng điện tử Portaloffice chính thức được đưa vào hoạt động tại Sở Tài nguyên và Môi trường đã triển khai đồng bộ tới 07 phòng chuyên môn và 04 đơn vị trực thuộc Sở.
          Cơ sở hạ tầng kỹ thuật được lãnh đạo Sở đặc biệt quan tâm: các phòng làm việc của cán bộ công chức, viên chức trong Sở đều được trang bị máy tính có kết nối internet; bộ phận văn thư được trang bị máy scan để quét tài liệu; năm 2012 Sở Tài nguyên và Môi trường phối hợp với Viễn thông Cao Bằng lắp đặt mạng Megawan, đây là mạng kết nối diện rộng khá hữu hiệu đối với các đơn vị trực thuộc Sở không cùng trong mạng LAN vẫn có thể tiếp cận được thông qua đường truyền Internet. Hệ thống máy chủ được hoạt động 24/24h nhằm đảm bảo phục vụ kịp thời công tác tiếp nhận và xử lý văn bản trên Văn phòng điện tử...
          Để đạt được hiệu quả cao trong việc ứng dụng Văn phòng điện tử, ngoài việc khảo sát, triển khai ứng dụng hạ tầng kỹ thuật, phần mềm hiện đại, thì yếu tố con người là hết sức quan trọng,  Sở Tài nguyên và Môi trường luôn xác định đây là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin nói riêng. Lãnh đạo Sở luôn gương mẫu đi đầu trong việc sử dụng Văn phòng điện tử, đồng thời động viên, khuyến khích, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức, viên chức trong việc sử dụng Văn phòng điện tử, Ban giám đốc Sở đã chỉ đạo 100% cán bộ công chức, viên chức trong Sở tham gia tập huấn phần mềm Văn phòng điện tử do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức. Đồng thời chỉ đạo bộ phận văn thư  hạn chế dần đến ngừng phát hành các văn bản giấy cho toàn thể các phòng, đơn vị của Sở để các cán bộ công chức, viên chức nhanh chóng làm quen với các nội dung chỉ đạo thông qua phần mềm quản lý văn bản cũng như nhanh chóng nắm bắt thao tác xử lý công việc trên phần mềm. Bên cạnh đó, trong các cuộc họp giao ban hàng tháng, Lãnh đạo Sở thường xuyên quán triệt lãnh đạo các phòng, đơn vị thuộc Sở trực tiếp thực hiện và giám sát, đôn đốc các cán bộ, công chức, viên chức, kịp thời xử lý các văn bản trên Văn phòng điện tử. Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ Thông tin thuộc Sở nghiên cứu, ứng dụng các tính năng phù hợp với yêu cầu chuyên môn của Sở, tham mưu trình Ban giám đốc ban hành Hướng dẫn sử dụng Văn phòng điện tử một cách chi tiết, cụ thể và dễ hiểu, dễ thực hiện nhất.Trong giai đoạn thử nghiệm vận hành phần mềm cán bộ, công chức, viên chức các phòng, đơn vị trong Sở luôn có sự hợp tác, hỗ trợ nhau và thông tin về những khó khăn, vướng mắc trong việc sử dụng phần mềm tới bộ phận quản trị hệ thống của Trung tâm Công nghệ Thông tin thuộc Sở Tài nguyên và Môi rường, kịp thời nghiên cứu, đề xuất chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình thực tế. 
          Sau gần 8 tháng triển khai tại Sở TN&MT Cao Bằng, mô hình Văn phòng điện tử Portaloffice đã thể hiện được những tính năng ưu việt trong việc xử lý, lưu trữ và phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Sở tới các phòng chuyên môn và đơn vị trực thuộc. Văn bản đến, đi được cập nhập và xử lý trên môi trường mạng ngay trong ngày: tất cả các văn bản đến được đưa vào máy scan, văn bản sẽ được lưu dưới dạng tệp tin tài liệu, sau đó thông qua Văn phòng điện tử gửi đến các phòng, ban liên quan; lãnh đạo theo từng cấp sẽ trực tiếp phân công, giao nhiệm vụ cho từng phòng, ban, cá nhân cụ thể, ấn định thời gian giải quyết cũng như hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, một tính năng ưu việt nữa của Văn phòng điện tử là tiết kiệm thời gian: đối với các văn bản chỉ đạo nội bộ thì chỉ 1-2 phút sau khi phát hành các thành viên đã nhận được để thực hiện. Phần mềm còn có tính năng tự động nhắc các loại văn bản với các cấp độ như văn bản thường, văn bản khẩn cấp nên lãnh đạo các phòng, đơn vị có thể theo dõi, kiểm soát các văn bản đến hàng ngày, xác định ưu tiên thứ tự xử lý văn bản một cách khoa học, phù hợp, việc lưu trữ được chia thành các tủ văn bản theo từng loại hình tài liệu… nên việc tìm kiếm tài liệu rất dễ dàng, nhanh chóng, tạo ra phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đội ngũ cán bộ công chức, viên chức luôn chủ động với công việc của mình.
          Kết quả khai thác và  sử dụng hệ thống Văn phòng điện tử Portaloffice tại Sở Tài nguyên và Môi trường bước đầu đã có tác động rất tích cực trong việc rút ngắn thời gian chuyển, nhận văn bản, giảm thiểu chi phí trong phát hành văn bản giấy, ước tính hàng năm Sở tiết kiệm được hàng chục triệu đồng từ chi phí văn phòng phẩm, giấy mực..... Khâu hành chính đã được đơn giản hóa, rút gọn rất nhiều. Triển khai sử dụng Văn phòng điện tử đã góp phần hiện đại hóa nền hành chính công, từng bước nâng cao trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức, đồng thời hỗ trợ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, tạo môi trường làm việc thân thiện và nâng cao hiệu quả quá trình cải cách thủ tục hành chính. Đặc biệt, Văn phòng điện tử  Portaloffice hỗ trợ lãnh đạo Sở trong việc nắm bắt tình hình và phê duyệt, giải quyết công việc một cách nhanh chóng bằng cách đăng nhập vào hệ thống Portaloffice nội bộ qua tài khoản của mình trong không gian có kết nối mạng Internet. Cán bộ công chức, viên chức tùy lĩnh vực chuyên môn có thể dễ dàng truy cập Văn phòng điện từ theo tài khoản được lập sẵn. Những câu hỏi ai? làm việc gì? tiến độ hay kết quả giải quyết công việc như thế nào? sẽ được lãnh đạo Sở nắm bắt được tình hình dù ở bất kỳ đâu mà không bị bó hẹp trong không gian cơ quan. Hơn nữa mô hình này còn tạo nên một môi trường trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời. Góp phần tích cực vào việc xây dựng và phát triển tác phong làm việc chuyên nghiệp của cán bộ công chức, viên chức hiện đại.
          Mặc dù mô hình Văn phòng điện tử Portaloffice có nhiều ưu điểm, tuy nhiên trên thực tế việc ứng dụng văn phòng điện tử tại Sở Tài nguyên và Môi trường vẫn còn một số khó khăn nhất định như: Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức không đồng đều dẫn đến việc tiếp nhận và xử lý công việc có lúc, có nơi chưa kịp thời; do đây là phần mềm mới đưa vào sử dụng, trong quá trình vừa triển khai vừa tìm hiểu rút kinh nghiệm nên chưa khai thác được hết các tính năng, tiện ích của Văn phòng điện tử; việc phân cấp đơn vị thành viên còn nhiều bất cập do đó hạn chế nhiều trong việc phân quyền cho các tài khoản phòng ban cấp dưới; việc scan số lượng văn bản lớn hàng năm và lưu trữ trên Văn phòng điện tử sẽ chiếm dung lượng lớn ảnh hưởng đến tính an toàn của dữ liệu; tỉnh Cao Bằng chưa có đơn vị hỗ trợ giải quyết những vướng mắc, khó khăn sau khi triển khai tác nghiệp trên Văn phòng điện tử do đó khi gặp sự cố, cán bộ CNTT của Sở phải tự nghiên cứu dẫn đến việc khắc phục không triệt để.
          Để mô hình Văn phòng điện tử được triển khai đồng bộ và phát huy hiệu quả hơn nữa trong công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp của các cơ quan Nhà nước. Tỉnh cần đưa ra các giải pháp khắc phục những hạn chế như: Sớm thành lập tổ chuyên môn hỗ trợ khắc phục những khó khăn, vướng mắc khi triển khai Văn phòng điện tử tại các đơn vị; đề nghị nhà cung cấp nghiên cứu bổ sung các tính năng hỗ trợ an toàn cơ sở dữ liệu (backup dữ liệu, tăng cường bảo mật dữ liệu...)
          Với sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh, sự triển khai đồng bộ, rộng khắp của các cấp, ngành trong việc ứng dụng Văn phòng điện tử đối với công tác quản lý, điều hành của cơ quan Nhà nước, chắc chắn mô hình Văn phòng điện tử đang triển khai tại tỉnh Cao Bằng sẽ phát huy hiệu quả cao nhất, đảm bảo tính kịp thời, từng bước thay đổi tư duy, phương thức làm việc của cán bộ công chức, viên chức theo hướng văn minh, hiện đại, chuyên nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị - kinh tế - xã hội của tỉnh nhà trong thời gian tới./.

Tác giả bài viết: Đàm Kiều Mai

Tổng số điểm của bài viết là: 5 trong 1 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

máy làm đá sạch Vkool may lam da may lam da vien